Utvecklingsledaren om digitaliseringens utmaningar: "Fastighetsägare måste bereda sig för en digital förvaltning"

Det var slutet av 2018. Örebroporten var sedan en tillbaka på jakt efter en plattform som skulle hjälpa dem att samla information om sina fastigheter i digitala tvillingar för att effektivisera drift och förvaltning.

– Det var många som kom in på kontoret och försökte sälja in olika plattformar för dokumenthantering och modellhantering, men de var ofta för krångliga. Vi började tidigt tänka på vem slutanvändaren var och började ställa motkrav på systemleverantörer för att göra det lätt att komma igång, säger Jesper Hedlund, utvecklingsledare och BIM-ansvarig på Örebroporten.

Han var på besök på Vasakronans kontor när han sprang på Nils Berglund, vd på Vyer.

– Jag minns att jag sade något i stil med: "Den som kan visualisera en BIM-modell på ett väldigt enkelt sätt, den ligger bra till". Då fick jag en telefon skickad över bordet och då damp Vyer-plattformen ner.

Mötet ledde till ett samarbete där Vyer tog fram en 3D-modell av en av fastighetsbolagets fastigheter. Organisationen fick tillgång till den via den digitala plattformen och började fylla på med data som annars bara existerade i svåråtkomliga system eller deras egna huvuden.

– Vi bollade mycket idéer och pratade om olika funktioner som kunder vara intressanta för fastighetsägare att ha. Fördelen med en Saas-tjänst är ju att den utvecklas hela tiden och att man får vara med i utvecklingen. Det blir ju en kombination av vad alla kunder önskar, säger Jesper Hedlund.

I dag finns digitala tvillingar av ett 20-tal av Örebroportens fastigheter (70 procent av den uthyrbara ytan) i Vyer-appen. Där kartlägger drift och förvaltning byggnadsinformation, hanterar platsspecifika ärenden och kommunicerar med varandra och med hyresgäster.

– Först är det spännande att kunna titta på en fastighet, sedan rasslar det till och så står man där med väldigt mycket byggnader väldigt fort. Helt plötsligt så är det en digital förvaltning som man måste bereda sig för, säger Jesper Hedlund.

Han syftar bland annat på arbetet med att uppdatera informationen i de digitala tvillingarna, så att det alltid stämmer överens med verkligheten, något som kräver engagemang från drifttekniker och förvaltare.

– Det ligger uppe på ledningsnivå att komma överens om och kunna peka på vem som ska utföra det här, det är ett medskick som jag vill göra till andra fastighetsägare.

Till en början var syftet med införandet av digitala tvillingar hos Örebroporten främst att få en digital representation av verkligheten i fastigheterna, men nu ser Jesper Hedlund fler möjligheter.

– Digitala tvillingar ger oss möjlighet kunna titta på verkligheten som den ser ut, men också att backa tillbaks i tiden, som vi kan göra idag med ärendehanteringen till exempel. Man kan se att det här rummet, eller den här utrustningen har många felanmälningar och fundera på vad det beror på. När man får in realtidsdata kan det också innebära att man sedan kan göra analyser av historisk data för att kunna se in i framtiden och göra anpassningar efter det.

– Jag tror på det här med att hitta ambassadörer. Man kan lyfta medarbetare som är väldigt duktiga med Vyer i sin roll och låta andra lära från de personerna och mogna in i tekniken. Att få upp många fastigheter gör att alla driftteam och förvaltare kan komma igång.

En grundförutsättning för att ett verktyg ska användas till den grad som krävs är att det både är användarvänligt och skapar värde, menar Jesper Hedlund.

– När medarbetare känner att det förbättrar deras vardag och ger dem och andra möjlighet att lyckas i sin roll så vill de ta ansvar och använda det. Med digitala tvillingar kan drifttekniker också skapa förutsättningar för mer ekonomiskt lagda förvaltare att närma sig deras vardag och hjälpa jouren att lösa problem snabbare.

Han betonar även vikten av att förtydliga ansvarsfördelningen och se till att medarbetare känner stöd och acceptans från ovan för att lägga tid på den digitala förvaltningen.

De digitala tvillingarna ska också hjälpa Örebroporten att få bättre koll på hyreskontrakt och avtal och att hantera uthyrningar smidigare. Dessutom har nya affärsmöjligheter skapats då hyresgästerna själva velat nyttja tvillingarna i andra sammanhang.

Bland annat har de använts som besökskartor vid en mat- och vinmässa i Conventum Arena, samt i Kulturkvarteret för att ge hyresgästen Örebro Kommun en överblick av var i lokalerna de har sina inventarier och sin utrustning.

– Det kommer att bli väldigt spännande att se hur vi kan använda det på en annan nivå där du har en mer stadigvarande verksamhet. Till exempel har arrangören av mässan haft önskemål på att få använda säger tvillingen för inventering av konferensutrustning, säger Jesper Hedlund.

Han ser också ett värde i att få bättre ordning på all fastighetsdata inför framtida transaktioner.

– Det är rätt struligt att reda ut hur överlämnar vi system och vilka ritningar och vilken information som finns. Det händer att köpare hör av sig flera månader efteråt för att de saknar olika saker, detsamma gäller oss när vi köper fastigheter. Allt sådant får man ju bättre koll på med tvillingarna.

Ämnen

Bolag Örebroporten Vyer

---